Registrierkassen: Alles was Du wissen musst!

Die Registrierkasse ist im Einzelhandel kaum mehr wegzudenken. Wenn Du mit Deinen Startup Barein- und Barauszahlungen vornehmen musst, dann benötigst Du auf jeden Fall eine moderne Registrierkasse. Nur so ist es möglich, nachweislich und mit Belegen diese Zahlungsvorgänge vornehmen zu können. Nachfolgend möchte ich Dir die Besonderheiten von bestimmten Registrierkassen aufzeigen und Dir ebenso mögliche Kaufempfehlungen geben.

Was sind eigentlich Registrierkassen?

Bei einer Registrierkasse handelt es sich um ein besonderes Datenerfassungsgerät, welches für den Verkauf von Waren und Dienstleistungen verwendet wird. Hiermit werden alle Bahrzahlungsvorgänge erledigt. Bareinzahlungen und Barauszahlungen lassen sich mit einem gedruckten Kassenbon nachvollziehen. Die erste Registrierkasse wurde einst 1879 in den Vereinigten Staaten von James Ritty in Dayton zum Patent angemeldet. Während diese Modelle rein mechanisch arbeiteten, findest Du heute nur noch die elektronische Registrierkasse.

Eine typische Registrierkasse besteht im unteren Bereich aus einer Bargeldschublade. Diese öffnet sich mit einem Klingelgeräusch. Moderne Kassen registrieren und dokumentieren jedes Öffnen der Bargeldschublade. Darüber befindet sich das Kassengehäuse mit Tastatureingabe. Hier findest Du auch in aller Regel das Display, welches je nach Modell als LED- oder LC-Display ausgeführt ist. Darüber hinaus ist hier auch die Ausgabe des integrierten Thermoprinters enthalten. Darüber kannst Du Deinen Kunden den Kassenbon aushändigen.

Es wird zwischen offenen und geschlossenen Systemen unterschieden. Offen Kassensysteme werden als PC-Kassen bezeichnet, die auf gängigen Linux- oder Windows-Betriebssystemen basieren. Mit diesen Kassen kannst Du umfangreiche Auswertungen vornehmen und die Daten für den Kassenschluss exportieren. Bei den geschlossenen Systemen handelt es sich um spezielle Hard- und Softwareprodukte, die lediglich von einem Hersteller angeboten werden. Hier bist Du enger an den Hersteller gebunden und musst zu Auswertungszwecken auch auf dessen Hardwareprodukte zugreifen.

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Was bedeutet GoBD und GDPdU Konform?

Hinter der Abkürzung GoBD verbirgt sich die Bezeichnung für Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Bei der GDPdU handelte es sich um eine besondere Verwaltungsanweisung der Finanzverwaltung von 2001, wie steuerrelevante Vorgänge zur Prüfung zu behandeln waren. Dahinter verbirgt sich die Abkürzung für Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen. Seit dem 1. Januar 2015 ist nur noch GoBD gültig, die aber auch die Regelungen der GDPdU fortführt.

Während früher die GoBd nur für Unternehmer galt, die buchführungspflichtig waren, müssen nun auch Selbstständige, die keine Bilanz aufstellen müssen, diese Richtlinien beachten. Wenn Du folglich ein modernes Kassensystem nutzt, bist Du verpflichtet, diese GoBD-konform zu führen. Auch wenn Du nur eine einfache Einnahme-Überschussrechnung beim Finanzamt vorlegen musst, gelten die strengen Regelungen, die Archivierung und Buchhaltung mit digitaler Software abzuwickeln. Grund hierfür ist, dass mit diesem Kontrollmechanismus betrügerische Handlungen eingegrenzt werden sollen.

Diese Regelungen wirken sich auch auf die neuen Registrierkassen aus. Insoweit müssen diese technische Sicherheitsvorkehrungen enthalten, damit eine mögliche Manipulation unmöglich wird. für die GDPdU als auch die GoBD gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Die Finanzbehörden verlangen, dass innerhalb dieser Zeit sämtliche Kassenvorgänge jederzeit zur Verfügung gestellt werden können. Die Daten müssen lesbar und maschinell auswertbar sein. Von daher solltest Du darauf achten, dass Deine neue Registrierkasse GoBD- und BDPdU-konform ist.

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Was gibt es vor dem Kauf zu beachten?

Zunächst solltest Du überlegen, wofür Du eine neue Registrierkasse benötigst. Es geht zum Beispiel um die Branchen…

Nach Möglichkeit sollte Deine Kasse GoBD- und BDPdU-konform sein und den neuesten technischen Gegebenheiten entsprechen. In heutiger Zeit kommst Du als Gewerbetreibender mit Bargeld-Zahlsystem kaum herum, ohne Registrierkasse zu arbeiten. Selbst eine kleine Registrierkasse muss den rechtlichen Bestimmungen entsprechen. Wenn mehrere Mitarbeiter Ein- und Auszahlungen vornehmen müssen, dann sollte jeder Benutzer in der Kasse registriert werden können. Auf eine einfache Bedienung ist ebenso Wert zu legen, wie auf das automatische Erstellen eines Reportberichtes. Die eigene Buchführung muss einfacher vonstattengehen und nachweisbar sein. Natürlich gehört auch eine automatische Mehrwertsteuerberechnung dazu. Nachfolgend möchte ich noch auf die wichtigsten Ausstattungsmerkmale kurz eingehen.

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Welche Ausstattung ist mir wichtig?

Die Bedienung kann entweder über ein großes Touchscreen-Display oder über eine Flachtastatur erfolgen. Achte darauf, dass sich die Tasten einfach reinigen lassen. Für viele Kassen gibt es spezielle Abdeckungen, die nützlich sind, wenn Du die Tasten nicht jederzeit säubern kannst. Hierzu gehören zum Beispiel die Kassen in Fleischereien, in Bäckereien oder in der Kfz-Werkstatt. Müssen viele Einzelprodukte aus dem Warenkorb abgerechnet werden, dann empfiehlt sich die Verwendung eines Scanners. In Supermärkten sind diese bereits fest im Warenlaufband verbaut. Es gibt aber auch pistolenförmige Handgeräte, die den Scan-Code ablesen können. Einige Waren müssen vor dem Verkauf gewogen werden. Von daher kann eine integrierte Digitalwaage nicht schaden.

Vorteilhaft ist, wenn Du Deine Kasse in ein Warenwirtschaftssystem einbinden kannst. Somit werden nach dem Verkauf die Bestände automatisch aktualisiert. Für eine moderne Datenkommunikation bieten sich der USB-Anschluss und eine Datev-Schnittstelle geradezu an. In einigen Fällen kannst Du die Kassendaten auch direkt auf einer SD-Speicherkarte speichern. Von daher sollte die Registrierkasse über einen SD-Kartenslot verfügen.

Wichtig ist auch ein zuverlässiger Bondrucker. Dieser ist entweder direkt im Kassengehäuse integriert oder wird als separate Komponente angeboten. Bondrucker können zum Beispiel auch mit einem Akku mobil und flexibel genutzt werden. In heutiger Zeit ist es besonders wichtig, dass Du auch Kartenzahlungen entgegennehmen kannst. Auf ein EC- oder Kreditkarten-Lesegerät solltest Du daher nicht verzichten.

Zu den wichtigsten Ausstattungsmerkmalen gehört, dass bei Eingabe des gezahlten Gesamtbetrages dem Kunden sofort das richtige Rückgeld ausgezahlt werden kann. In diesem Fall übernimmt das Kassensystem das Denken, indem vom eingezahlten Bargeldbetrag die Kaufsumme abgezogen wird. Für das Rückgeld musst Du nicht lange nachrechnen und ersparst Dir damit viel Zeit. Die Bargeldschublade sollte abschließbar sein. Aufgeschlossen werden darf diese nur zum Kassensturz oder um einen Storno durchzuführen.

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Gibt es für die Programmierung eine gute Anleitung oder kostenlose Hotline?

Einsteiger müssen sich erst mit der Kassen-Software auseinander setzen. Die Programmierung ist nicht immer einfach, jedoch wird in den meisten Fällen eine Bedienungsanleitung mitgeliefert. Einige Modelle mit großem Display bieten auch eine gute Schritt-für-Schritt-Anleitung auf dem Bildschirm. Andere Hersteller setzen dagegen auf eine kostenlose Hotline. Aber auch im Internet haben viele Hersteller Programmierhilfen und Anleitungen für Dich kostenfrei bereitgestellt.

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Welche Berichte benötige ich?

Zunächst muss Deine Registrierkasse Kassenbons nach § 14 Abs. 4 i. V. m. § 14a Abs. 5 Umsatzsteuergesetz erstellen können. Hier sind zum Beispiel die Angaben über…

…zu tätigen. Bei einem Kassenbon an Kunden muss jedoch nicht dessen Name angegeben werden. Dies trifft nur für die Rechnungsstellung für besondere Dienstleistungen zu, bei denen der Kunde genau zu bezeichnen ist. Deine neue Registrierkasse muss aber verschiedene Berichte ausspucken können. Hierzu gehört der Tages- und Monatsbericht, aber auch der Warengruppenumsatz. Ein Artikelbericht sowie die Einbindung in ein Warenwirtschaftssystem können bei der Nachbestellung fehlender Produkte helfen. Im Gastrogewerbe ist es ratsam, eine gesonderte Bedienerabrechnung vornehmen zu können. Auf diese Weise lassen sich die Umsätze einfacher dem Personal zurechnen.

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Registrierkassen: Empfehlungen

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SHARP XEA177BK

Die japanische Sharp K.K. gehört zu den traditionellen Elektronikkonzernen, die auch für ihre innovativen Kassensysteme weltweit bekannt sind. Der Hersteller bietet recht kompakte Modelle an, die sowohl mit normaler Flachtastatur als auch mit feuchtigkeitsabweisender Tastatur erhältlich sind. Die aktuellen Modelle sind alle ähnlich aufgebaut, wobei ich hier auf das Modell SHARP XEA177BK* näher eingehen möchte.

Ausstattung & Alleinstellungsmerkmale

Bei der SHARP XEA177BK handelt es sich um eine kompakte Registrierkasse, die sich in einem attraktiven, anthrazit-farbenen Gehäuse präsentiert. Dieses Modell ist GoBD- und GDPdU-konform und eignet sich in erster Linie an den Einzelhandel. Besonders auffällig ist die schmalere Bargeldschublade, sodass Du hier nur wenig Stellfläche benötigst. Die Kasse verfügt über eine 16-stellige LCD-Bedieneranzeige, aber auch über eine drehbare, für den Kunden gut sichtbare LED-Kundenanzeige. Ausgestattet ist die SHARP XEA177BK mit 53 flachen Hubtasten. Der integrierte Thermo-Drucker lässt sich so programmieren, dass auf den Kassenbons auch gleich das Firmenlogo ausgedruckt wird.

Die Kassenschublade verfügt über 3 Scheinfächer und 7 Münzfächer. Diese kann abgeschlossen werden und registriert jedes manuelle Öffnen. Somit wird der Kassensturz oder ein Storno zuverlässig erkannt. Zur Datensicherung steht ein SD-Karteneinschub zur Verfügung. Damit lässt sich die GoBD- und GDPdU-konforme Datensicherung vornehmen. Über eine integrierte RS232-Schnittstelle hast Du die Möglichkeit, die Daten auf einem PC zu übertragen. Im Lieferumfang der 360 x 365 x 425 mm (B x H x T) großen Kasse befinden sich neben der eigentlichen Registrierkasse noch eine SD-Speicherkarte für die Programmsicherung, die benötigte Software, eine ausführliche Bedienungsanleitung sowie ein Karton mit 20 Thermorollen.

Funktionen

Mit der SHARP XEA177BK kannst Du 99 Warengruppen mit bis zu 16 Stellen Text abspeichern. Ebenso lassen sich bis zu 2.000 Artikel mit 16 Stellen Text speichern. Selbst offene Preisangaben sind möglich. Zur Papiereinsparung erfolgt die Journaldatenaufzeichnung elektronisch. Zu den weiteren Funktionen gehören eine tägliche und monatliche Transaktionsbericht-Erstellung. Der Warengruppenbericht erfolgt nach Hauptgruppen, wobei der Artikelbericht nach Warengruppe erfolgt. Per Code-Eingabe lassen sich bis zu 25 unterschiedliche Bediener registrieren. Der jeweilige Bedienername lässt sich mit 12 Textstellen eingeben. Vorteilhaft ist, dass auch mehrere Benutzer gleichzeitig die Eingaben vornehmen können. Für jeden Benutzer können Einzelberichte ausgewertet werden.

Technische Daten

Fazit:

Die kompakte Registrierkasse SHARP XEA177BK* zeichnet sich durch kompakte Abmessungen aus. Dieses GoBD- und GDPdU-konforme Modell verfügt über einen großen Funktionsumfang. Die Daten lassen sich entweder auf SD-Speicherkarte speichern oder über die RS232-Schnittstelle an einen PC übertragen. Momentan wird diese Registrierkasse zu einem Preis von knapp 380 Euo angeboten. Eine Kaufempfehlung möchte ich hierfür aussprechen.

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Casio SE-S100SB-BK-FIS

Auch wenn der japanische Hersteller Casio vornehmlich für seine Digitaluhren und Taschenrechner bekannt ist, findest Du hier auch hochwertige Registrierkassen. Insbesondere die kompakten Modelle erfreuen sich im Einzelhandel großer Beliebtheit. Nachfolgend möchte ich Dir die Vorzüge und Besonderheiten der Registrierkasse Casio SE-S100SB-BK-FIS* näher vorstellen.

Ausstattung & Alleinstellungsmerkmale

Bei der Casio SE-S100SB-BK-FIS handelt es sich um eine 381 x 399 x 238 mm (T x B x H) große Registrierkasse, die über ein anthrazitfarbenes Unterteil mit Bargeldschublade und ein graues Kassengehäuse verfügt. Das Kassengehäuse ist übrigens in mehreren Farben erhältlich. Auffällig ist die oberhalb der Schublade befindliche Bargeldmulde, in der angenommenes Bargeld abgelegt werden kann. Auf der linken Seite dieser ansprechend gestalteten Registrierkasse findest Du den Thermodrucker für den Bonausdruck. Rechts daneben ist das Tastenfeld mit relativ flachen Hubtasten angeordnet. Zur Kontrolle findest Du im oberen Bereich noch ein LC-Display.

Dieses Kassenmodell ist auf der Rückseite mit einer Kundenanzeige ausgestattet. Somit kann Dein Kunde sofort erkennen, welchen Betrag er bezahlen muss. Die Kassenschublade ist mit einem Schloss versehen. Sie kann daher beim Kassenabschluss und zu Stornozwecken geöffnet werden. Die verhältnismäßig kleine Geldlade verfügt über 3 Scheinfächer und 5 Münzfächer. Interessant ist, dass die Casio SE-S100SB-BK-FIS auch GoBD- und GDPdU-Konformität aufweist. Möglich wird dies durch die CESF-SE-Software. Diese ermöglicht eine Konvertierung der Kassendaten in das vom Gesetzgeber vorgegebene Format. Ein SD-Speicherkartenplatz zum Auslesen der Daten ist an der Registrierkasse vorhanden. Die rund 3,6 kg schwere Registrierkasse wird mit der vorgenannten CESF-SE-Softwarelizenz, einer SD-Speicherkarte, 2 x AA-Schutzbatterien für die Datenspeicherung bei möglichem Stromausfall sowie einer ausführlichen Bedienungsanleitung geliefert.

Funktionen

Bei der Casio SE-S100SB-BK-FIS können 24 Warengruppen mit je 12 Zeichen abgespeichert werden. Darüber hinaus lassen sich bis zu 2.000 Artikel ebenfalls mit je 12 Zeichen speichern. Du kannst 4 verschiedene Steuersätze hinterlegen, eine prozentuale Nachlassfunktion eingeben und erhältst über die integrierten Hilfefunktionen jederzeit eine Bedienerhilfe. Insgesamt 8 verschiedene Bediener lassen sich per Code eingeben. Interessant ist auch die Hubtastatur, die mit 2 x 12 Warengruppen versehen werden kann. Über den Bondrucker kannst Du Dir jederzeit den Tages- oder Periodenbericht ausdrucken lassen. Im Bon lässt sich das Firmenloge in Text- und Grafikform integrieren.

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Technische Daten

Fazit:

Die Casio SE-S100SB-BK-FIS* ist eine kompakte Registrierkasse, die sich ideal für kleine Einzelhandelsgeschäfte eignet. Mit der besonderen CESF-SE-Software ist diese Kasse auch GoBD / GDPdU-konform. Die Daten werden diesbezüglich auf einer SD-Speicherkarte gespeichert. Dieses funktionelle Modell bekommst Du momentan zu einem Preis von Preis nicht verfügbar (Letzte Aktualisierung: 2.06.2020 um 08:48 Uhr) angeboten. Hierfür möchte ich eine Kaufempfehlung aussprechen.

Casio SE-C450MB-FIS

Wenn Du sehr viele Artikel im Angebot hast, dann sollte auch Deine Registrierkasse diese zuverlässig verwalten und abrechnen können. Von Casio erhältst Du eine funktionelle Registrierkasse, die neben einer antibakteriellen Folientastatur auch mit einer drehbaren Kundenpreisangabe ausgestattet ist. Dieses Modell möchte ich Dir hier nun vorstellen.

Ausstattung & Alleinstellungsmerkmale

Bei der Casio SE-C450MB-FIS* handelt es sich um eine formschöne Registrierkasse, die neben einer großen Bargeldschublade mit einem funktionellen Kassengehäuse mit Bondrucker, zwei Tastaturfeldern und übersichtlichen LCD-Anzeigen ausgestattet ist. Die 400 x 450 x 220 mm (B x T x H) große Kasse präsentiert sich in einem schwarzen Design. Im unteren Bereich findest Du die abschließbare Bargeldschublade. Sie bietet Dir 4 Scheinfächer und 8 Münzfächer. Zum Kassensturz oder zu Stornozwecken lässt sich die Schublade per Schlüssel aufschließen. Das Bedienfeld ist in zwei Bereiche unterteilt. Auf der linken Seite findest Du die typischen Flach-Hubtasten. Eine wesentliche Erleichterung stellen die 72 antibakteriellen Hubtasten dar, die sich unter einer Schutzfolie befinden. Aus diesem Grund eignet sich die Kasse hervorragend für Fleischereien, Bäckereien, Gastronomie, aber auch für die Kfz-Werkstatt.

Darüber findest Du ein klappbares LC-Display mit 10 Zeilen. Für den Kunden steht ein drehbares Kunden-LC-Display mit 2 Zeilen zur Verfügung. Natürlich darf auf der linken Seite auch ein text- und grafikfähiger Thermodrucker nicht fehlen. Die Bons können somit auch mit Deinem Firmenlogo bestückt werden. Die Druckgeschwindigkeit liegt bei 14 Zeilen in der Sekunde. Die Registrierkasse Casio SE-C450MB-FIS ist zudem GoBD- und GDPdU-konform. Maßgeblich ist jedoch hierfür die Transfersoftware CESF-SE, mit der die erforderlichen Daten in das gesetzeskonforme Format übertragen werden können. Die Daten lassen sich über den SD-Kartenschacht auf SD-Speicherkarte speichern. Darüber hinaus besitzt die Registrierkasse noch zwei Sub-D-Ports. Das etwa 10 kg schwere Modell wird mit der CESF-SE-Lizenz, 2 x AA-Speicherschutzbatterien, einer SD-Speicherkarte und einer ausführlichen Anleitung geliefert.

Funktionen

Mit der Casio SE-C450MB-FIS kannst Du 200 Warengruppen zu je 12 Zeichen abspeichern. Ebenso lassen sich zu je 12 Zeichen bis zu 3.000 Artikel eingeben. Es stehen 4 verschiedene Steuersätze zur Auswahl, wobei auch prozentuale Preisnachlässe möglich sind. Eine praktische Hilfefunktion unterstützt Dich bei der Eingabe. 50 verschiedene Bediener lassen sich einprogrammieren. Für jeden Nutzer kannst Du ein separates Journal ausdrucken und somit einfacher zuordnen. Mit dem integrierten Bon-Drucker lassen sich zuverlässig Tages- und andere Periodenberichte ausdrucken. Schön finde ich, dass die 72 Tasten der Folientastatur individuell programmiert werden können. Mit nur einem Tastendruck kannst Du hier die Artikel eingeben. In der Gastronomie kannst Du hier zum Beispiel die unterschiedlichsten Gerichte und Getränke hinterlegen.

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Technische Daten

Fazit:

Die Casio SE-C450MB-FIS* ist eine moderne und GoBD / GDPdU-konforme Registrierkasse, die über einen sehr großen Funktionsumfang verfügt. Hiermit können 200 Warengruppen und 3.000 Artikel von bis zu 50 Bedienern verwaltet werden. Diese Registrierkasse bekommst Du aktuell zu einem Preis von 376,51 EUR (Letzte Aktualisierung: 2.06.2020 um 08:48 Uhr). Dieses Modell kann ich Dir uneingeschränkt zum Kauf empfehlen.

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