Kassensysteme für Einzelhandel & Gastronomie: Erfahrungen

Als Gründer oder Firmeninhaber musst Du Dir Gedanken darüber machen, wie Bargeld am besten angenommen oder ausgezahlt werden kann. Hier kann Dir ein modernes Kassensystem behilflich sein. Dieses ist wesentlich leistungsfähiger als eine einzelne Registrierkasse und bietet Dir viele nützliche Funktionen. So kannst Du Deine Verkäufe auch mit einem integrierten Warenwirtschaftssystem abgleichen, sodass die auf Lager befindlichen Waren rechtzeitig nachbestellt werden können. Nachfolgend möchte ich Dir die Vorzüge und Besonderheiten dieser Kassensysteme vorstellen und Dir auch einige Modelle empfehlen.

Was sind Kassensysteme?

Bei einem Kassensystem handelt es sich um eine computergestützte Kasse, die mit einem gängigen Betriebssystem betrieben wird. Die Daten lassen sich besonders einfach auf Datenträgern abspeichern oder online übermitteln. Einige Modelle speichern ihre Daten auch in eine Cloud. In allen Fällen sind jedoch die strengen GoBD- und GdPdU-Richtlinien bei der Archivierung und Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle zu beachten.

Ein Kassensystem kann aus mehreren Komponenten bestehen. Vielfach wir hierfür ein herkömmlicher PC verwendet, an dem eine Kassenschublade und eine Kassentastatur angeschlossen sind. Für den Bon-Ausdruck verwenden die meisten Systeme die gängigen Thermodrucker. Ebenso findest Du in den meisten Ladengeschäften auch ein EFT-Zahlungsterminal, also eine Möglichkeit, mit der Bank- oder Kreditkarte zu bezahlen.

Grundsätzlich müssen Kassensystem für den Gastronomie-Bereich und für den Einzelhandel unterschieden werden. In der Gastronomie werden diese Systeme sowohl als Registrierkasse als auch als Informations- und Bestellsystem verwendet. So können die gewählten Speisen und Getränke direkt an die Küche oder die Bar weitergeleitet werden. Unterschiede gibt es in herkömmlichen Restaurants mit einer Tischbestellung und natürlich bei der großen Gruppe der Fast-Food- oder Systemgastronomie. Im Restaurant lassen sich über ein Kassensystem zum Beispiel auch die Tische für die Gäste buchen.

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Was musst Du vor dem Kauf beachten?

Zunächst musst Du Dir überlegen, ob das gewünschte Kassensystem auch zu Deiner Branche passt. Zu den gängigen Branchen gehören zum Beispiel:

• Einzelhandel, wie Friseur, Bäckerei, Supermarkt, Getränkemarkt, Café, Kosmetikstudio, Kfz-Werkstatt, Imbissbetrieb, Kantine oder Wäscherei
• Gastronomie, wie Restaurant oder System-Gastronomie

Darüber hinaus spielen die Anschaffungskosten eine nicht unerhebliche Rolle. Viel wichtiger ist, dass Dein Kassensystem GoBD- bzw. GDPdU-konform ist. Hinter GoBD und GDPdU werden wichtige Grundsätze für eine ordnungsgemäße Führung und Aufbewahrung von Kassenbüchern nach finanzverwaltungsrechtlichen Vorschriften verstanden. Dabei werden die Daten ausschließlich elektronisch gespeichert und verarbeitet. Damit sollen die Finanzdaten von Unternehmen noch effizienter und sicherer überprüft werden. Ein GoBD- und GDPdU-Kassensystem entspricht somit den hierzulande geltenden Steuervorschriften. Betrügerische Handlungen werden hierdurch eingegrenzt. Dein neues Kassensystem muss folglich diesen Grundsätzen entsprechen und die nötigen Sicherheitsvorkehrungen beinhalten.

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Wie möchte ich das Kassensystem bedienen?

Ein Kassensystem sollte nach Möglichkeit einfach zu bedienen sein. Dies ist nicht nur für Dich von Interessen, sondern natürlich auch für Deine Angestellten. Hier kommt es wieder auf die Branche an, wie ein Kassensystem bzw. die dort angeschlossene Registrierkasse zu bedienen ist. Im Lebensmittelhandel, aber auch in der Gastronomie und sogar in der Kfz-Werkstatt bevorzugen viele eine Folientastatur, die sich einfach reinigen lässt. Diese Tastatur kann zum Beispiel mit den Waren und Dienstleistungen vorbelegt bzw. programmiert werden, sodass hier nur ein Tastendruck zum Ergebnis führt.

Zum Kassieren von größeren Warenbeständen eignen sich natürlich auch die Barcode-Scanner, die an jedes moderne Kassensystem angeschlossen werden können. Hier müssen die Preise nicht von Hand eingegeben werden. Darüber hinaus überwacht das Kassensystem automatische den Warenbestand. Unterhalb eines solchen Systems dient meist ein PC als Basisstation. In einigen Fällen kannst Du auch ein Tablet bzw. iPad als Tastatur verwenden. Ebenso sind einige Systeme so konfiguriert, dass die Daten für eine Online-Nutzung sicher in eine Cloud transportiert werden können. Letztlich kommt es auf den eigenen Geschmack und natürlich auf die Branche an.

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Welche Kosten verursacht das Kassensystem?

Vor der Anschaffung eines guten Kassensystems solltest Du unbedingt einen Preisvergleich vornehmen. Generell hast Du die Möglichkeit, ein finanzkonformes Kassenterminal zu mieten oder zu kaufen. Wenn Du es kaufen möchtest, dann fallen durchschnittliche Kosten zwischen 200 und 1.000 Euro einmalig an. Andererseits entscheiden sich viele für eine Mietoption. Dann bist Du mit etwa 20 Euro im Monat dabei. Vorteilhaft ist, dass Du in diesem Fall einfacher und schneller an neue und aktualisierte Geräte herankommst.

Für das Betriebssystem ist nur eine Lizenz erforderlich, auch wenn mehrere Mitarbeiter Dein Kassensystem nutzen. Jedoch musst Du auch auf die Transaktionskosten achten. In den meisten Fällen werden Kassensysteme eingesetzt, die sowohl Bargeld als auch Kartenzahlungen unterstützen. Beachte, dass Kreditkarten in aller Regel etwas teurer sind. Möchte zum Beispiel Dein Kunde mit einer VISA-Karte bezahlen, dann fallen für Dich etwa 1,19 % der Verkaufssumme an Transaktionskosten an. Bei Zahlung mit einer EC-Karte sind es dann nur noch etwa 0,79 %.

Darüber hinaus halten sich die eigentlichen Betriebskosten in Grenzen. In aller Regel werden Thermo-Bon-Drucker eingesetzt. Diese benötigen keine teuren Tintenpatronen oder Tonerkartuschen. Stattdessen werden hitzeempfindliche Thermopapierrollen benötigt. Diese sind im Vorrats-Pack besonders preisgünstig. 50 Stück erhältst Du zum Beispiel schon für etwa 30 Euro. Dies wären 60 Cent pro Rolle.

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Welche Ausstattung hat das Kassensystem?

Ein Kassensystem benötigt in aller Regel einen PC als Basisstation. Ebenso kannst Du aber auch auf einen Laptop, Tablet, All-in-One-Rechner oder sogar das Smartphone zurückgreifen. Vorteilhaft sind Modelle mit integriertem Touchscreen-Monitor. Für viele Einsatzzwecke reicht aber auch ein herkömmlicher Flachbild-Monitor als Anzeigegerät vollkommen aus. Natürlich darf eine ergonomische Tastatur, bestenfalls mit Folienabdeckng, nicht fehlen. Auch der Kunde sollte jederzeit über den Zahlungsbetrag informiert werden können. Von daher lassen sich an den Systemen eine Kundenanzeige einbinden.

Wichtig ist natürlich eine Kassenschublade für das Bargeld, die abschließbar ist. Diesbezüglich benötigst Du auch einen Schlüssel für die Schublade, um bei Stornierungen eingreifen zu können. Ein Bon-Drucker ist für die Bonerstellung unerlässlich. Bei einigen Kassensystemen lassen sich auch über einen Laser- oder Tintenstrahldrucker richtige Papierrechnungen oder Lieferscheine ausdrucken. Für den Warenverkauf solltest Du noch an einen Barcode-Scanner denken. Damit lassen sich die Artikel besonders schnell und einfach registrieren. Da in heutiger Zeit die meisten Kunden mit Karte zahlen, sollte ein Kartenlesegerät nicht fehlen. Interessant ist noch ein Lesegerät für Bonus-, Gutschein- oder Kundenkarten. Im Lebensmittelhandeln sind die Kassensysteme mit einer integrierten Waage ausgestattet, sodass Du damit zum Beispiel auch Obst und Gemüse wiegen kannst.

Wichtig ist auch eine Anbindung an das Warenwirtschaftssystem, sodass die verkauften Artikel dort sofort erfasst werden können. Somit lassen sich auch die Beliebtheit von Artikeln sowie das Kaufverhalten von Kunden feststellen. Letztlich benötigt Dein Kassensystem noch über ausreichen Anschlussmöglichkeiten. Hierzu gehört eine Datev-Schnittstelle oder eine SAP-Anbindung. Dies hängt aber letztlich davon ab, in welcher Form Deine Daten an die Buchhaltung weitergegeben werden sollen.

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Möchtest Du das Kassensystem auch mobil nutzen?

In bestimmten Branchen, wie zum Beispiel beim Außer-Haus-Verkauf, als Vertreter, auf Märkten oder als Lieferant kannst Du kein stationäres Kassensystem einsetzen. In diesem Fall gibt es aber kompakte und mobile Lösungen, die akkubetrieben arbeiten. Auch hier kann wieder das Tablet oder der Laptop punkten. An diese Geräte lässt sich weitere Kassen-Hardware anschließen. In vielen Fällen reicht ein mobiler Thermo-Bondrucker aus, um dem Kunden vor Ort einen Beleg auszustellen.

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Kassensysteme: Empfehlungen

SumUp Kassensystem

Wenn Du ein besonders stylisches und auffälliges Kassenterminal einsetzen möchtest, dann sind die modernen Geräte von Sumup* vielleicht die richtige Lösung. Die britische SumUp Payments Limited mit Sitz in London hat sich auf erstklassige Kassensysteme spezialisiert, die vornehmlich als POS-Lösungen für Debit- und Kreditkartenzahlungen konzipiert sind. Sehr erfolgreich ist SumUp mit seinem POS-Kassensystem, welches aus einem Kartenleser, einem iPad, einem geschwungenen Ständer, einem Bondrucker, einer Kassenschublade und einem WLAN-Router besteht. Schauen wir uns diese Lösung etwas näher an.

Ausstattung & Alleinstellungsmerkmale

Funktionen

Das moderne Kassensystem unterstützt sowohl die Bargeldein- und –auszahlungen, aber auch sämtliche Kartenzahlungen. Sämtliche Komponenten hat SumUp aufeinander abgestimmt, sodass Du alle Lösungen aus einer Hand bekommst. Über die übersichtliche Bedienoberfläche der iPad-App kannst Du hier den jeweiligen Zahlungsvorgang auswählen. Vorteilhaft ist, dass Dein Kunde per Kartenchip als auch kontaktlos seine Karten verwenden kann. Zu den unterstützten Karten gehören zum Beispiel…

Bei Apple Pay und Google Pay handelt es sich übrigens um eine neue Bezahlmethode, mit der der Kunde lediglich sein Smartphone vor das Lesegerät halten muss. Der SumUp-Kartenleser ist mit einer NFC-Antenne zum kontaktlosen Bezahlen ausgestattet. Darüber hinaus ist das Gerät akkubetrieben und kann daher mobil in Deinem Geschäft eingesetzt werden. Der Akku reicht für mindestens 500 Transaktionen. Über einen Micro-USB-Port kannst Du das Lesegerät wieder aufladen. Aktuell bekommst Du ein solches Kartenlesegerät für knapp 30 Euro. Nicht unerwähnt bleiben soll, dass die Kassendaten selbstverständlich GoBD-konform sind. Anstelle einer WLAN-Konnektivität über den mitgelieferten Router kann das System auch per LTE-Setup mobil eingesetzt werden.

Technische Daten

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iZettle Kassensystem

In vielen Fällen wird kein aufwändiges Kassensystem benötigt. Insbesondere diejenigen, die zum Beispiel unterwegs auf dem Wochenmarkt oder auf dem Flohmarkt Kartenzahlung anbieten möchten, können vom iZettle-System* profitieren. Um was es sich hierbei genau handelt und ob es eine Kaufempfehlung wert ist, soll nachfolgend geklärt werden.

Ausstattung & Alleinstellungsmerkmale

Beim iZettle Kassensystem handelt es sich nicht um eine große Hardwareausstattung. Stattdessen kommst Du mit einem einfachen Kartenleser aus. Das Kartenlesegerät ist vergleichbar mit einem kompakten TAN-Generator. Es wird in einem ansprechenden Kunststoffgehäuse angeboten. Das Nummerfeld ist deutlich ausgeprägt und somit auch für Kunden geeignet, die weniger gut sehen können. Im oberen Bereich besitzt das Lesegerät ein LCD-Display. Schön finde ich, dass dieser Kartenleser sowohl in Weiß als auch in Schwarz angeboten wird.

Dieses iZettle Kassensystem ersetzt natürlich keine Registrierkasse mit Bargeldschublade. Wichtig ist, dass Du hiermit eine mobile Möglichkeit hast, von unterwegs Kartenzahlungen vorzunehmen. Speziell für den iZettle Kartenleser gibt es noch einen praktischen Kunststoff-Ständer, sodass Du das Gerät auch im Geschäft auf der Theke stationär einsetzen kannst. Der Ständer dient gleichzeitig als Dockingstation, da Du hierüber das Lesegerät wieder aufladen kannst. Als Basiseinheit wird lediglich ein Smartphone mit entsprechender Transaktions-App benötigt. Auch auf einen optionalen Thermo-Bon-Drucker solltest Du nicht verzichten.

Da es alle Komponenten auch akkubetrieben gibt, könntest Du theoretisch direkt am Marktplatz vor Ort ein eigenes Kassensystem installieren. iZettle bietet Dir aber auch noch alle übrigen Komponenten für einen vollständig ausgerüsteten POS-Arbeitsplatz an. Hierzu gehören neben dem Bondrucker noch eine Kassenschublade und ein Touchscreen-Display. Das mobile Kartenlesegerät kann überall verwendet werden.

Funktionen

Wie bereits erläutert, musst Du für den Betrieb des iZettle Kartenlesers lediglich ein Smartphone vorhalten, auf dem sich die iZettle-App befindet. Dort gibst Du den jeweiligen Zahlbetrag ein. Auf dem Display des Smartphones erhältst Du eine vollständige Kassenübersicht. Wie der Anbieter mitteilt, ist die iZettle-App GoBD-konform und entspricht somit den gesetzlichen Vorgaben der Finanzbehörden. Mit dem iZettle-Kartenleser kannst Du EC- und Kreditkarten einschieben und über den Kartenchip auslesen oder kontaktlos nutzen. Ein Auslesen des Magnetstreifens wird aus Sicherheitsgründen von iZettle nicht mehr unterstützt. Zu den unterstützten Karten gehören beispielsweise…

Bei Apple Pay und Samsung Pay musst Du lediglich Dein Smartphone vor die NFC-Antenne des Kartenlesers halten und kannst auf diese Weise direkt über Dein Gerät kontaktlos bezahlen. Ansonsten kann Dein Kunde seine Kreditkarte oder EC-Karte in das Gerät einstecken oder darüber halten. Danach wird er aufgefordert, seine PIN einzugeben. Bei einem optional drahtlos eingebundenen Bon-Drucker kannst Du dem Kunden auch gleich eine Bestätigung ausdrucken. Der 11 x 7 x 2 cm (L x B x H) große Kartenleser lässt sich über das mitgelieferte Micro-USB-Kabel wieder aufladen. Während die Smartphone-App von iZettle kostenfrei ist, werden als Transaktionsgebühren für EC-Karten 0,95 % vom Rechnungsbetrag berechnet und für Kreditkartenzahlungen 2,75 %. Darüber hinaus kannst Du bei iZettle auch Starterpacks und Plus-Packs buchen.

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Technische Daten