Ein seriöser und repräsentativer Geschäftssitz zeugt von einem gesunden Unternehmen. Doch gerade für Gründer und Start-ups sind die Kosten für Anmietung, Renovierung und Betrieb eines eigenen Büros nicht leicht aufzubringen. Deshalb arbeiten viele Unternehmer in der Gründungsphase im Homeoffice. Eine günstige Alternative dazu ist ein virtuelles Büro. Was das genau ist und worauf sie bei der Miete achten sollten, erfahren Sie im folgenden Beitrag.
Was ist ein virtuelles Büro?
Ein virtuelles Büro ist eine Adresse für Ihr Unternehmen, an der Sie aber nicht persönlich arbeiten. Möglicherweise sind Sie als Geschäftsführer Ihres Unternehmens nie an dieser Adresse aufzufinden. In einem virtuellen Büro sind Mitarbeiter der entsprechenden Anbieter für Sie tätig. Sie helfen Ihnen dabei, Ihren Aufwand im Bereich der Bürokommunikation möglichst gering zu halten. Darin liegt auch der Unterschied zu einer Briefkastenfirma, bei der sie ja nur die Adresse mieten.
Welche Leistungen sind bei der Miete eines virtuellen Büros enthalten?
Neben einer ansehnlichen Geschäftsadresse mit Firmenschild gehört zur Basisleistung eines jeden virtuellen Büros die Verwaltung Ihrer Kommunikationsprozesse. Sie können dort Ihre Post in Empfang nehmen lassen und werden auf Wunsch auch direkt benachrichtigt, wenn eine Sendung für Sie eingetroffen ist. Auch eine individuelle Telefonnummer können Sie sich einrichten lassen. So besteht die Möglichkeit, dass das Büropersonal Ihre Anrufe entgegennimmt und dokumentiert. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn Sie auf Geschäftsterminen oder im Urlaub sind.
Viele Anbieter ermöglichen es auch Besprechungsräume zu mieten. So können Sie Ihre Kunden und Businesspartner persönlich in gefälligen Geschäftsräumen empfangen. Wenn Sie sporadisch tatsächliche Büroräume benötigen, ist auch das bei den meisten Anbietern möglich. Mein Tipp: Virtuelles Büro Stuttgart.
Welche Vorteile hat ein virtuelles Büro?
Ein virtuelles Büro ist nicht nur für Gründer lukrativ. Auch etablierte Unternehmen können von dieser Lösung profitieren. Folgende Vorzüge sind mit virtuellen Büros verbunden:
- geringe Kosten im Vergleich zu klassischen Büros
- sofort nutzbar: keine Einrichtung oder Grundausstattung notwendig
- ansprechende Geschäftsadresse in meist zentraler Lage
- dauerhafte Erreichbarkeit durch Telefon- und Postservice
- bei Unternehmern im Homeoffice: Schutz der Privatsphäre
Welche Kosten sind mit einem virtuellen Büro verbunden?
Die Kosten für ein virtuelles Büro hängen sehr von der Lage und der gebuchten Leistungen ab. Für ein reines virtuelles Büro im Zentrum von Frankfurt am Main sollten Sie mit mindestens 150 Euro pro Monat rechnen. In diesem Preis sind dann aber auch Leistungen wie der Telefon- und Postservice oder die Bereitstellung von Besprechungsräumen enthalten.
Wollen Sie auch physische Büroräume nutzen, wird dies extra berechnet. In jedem Fall lohnt sich ein Vergleich der einzelnen Anbieter. Überlegen Sie sich auch genau, wie viel Ihnen die Lage Ihres Büros wert ist. Oft bekommen Sie dieselben Leistungen, für weniger Geld, wenn das Büro etwas abseits gelegen ist.
Rechtliche Aspekte
Bei der Anmietung eines virtuellen Büros stellt sich die Frage, welche Konsequenzen sich in rechtlicher Hinsicht ergeben. Grundsätzlich stellt ein virtuelles Büro eine ladungsfähige Adresse dar, die Sie sowohl in der Kommunikation mit Ihren Kunden und Geschäftspartnern als auch im Impressum Ihrer Website nutzen können.
Überdies eignet sich die Geschäftsadresse aber auch als Firmensitz. Doch wie ist das virtuelle Büro einzustufen, wenn der Firmensitz woanders liegt? Handelt es sich dann um eine Betriebsstätte? Laut § 12 der Abgabenordnung gehören zu den Betriebsstätten unter anderem Warenlager, Werk- und Fabrikationsstätten, Geschäftsstellen und Ein- und Verkaufsstellen.
Wenn Sie das Büro dauerhaft für Ihren Geschäftsbetrieb nutzen, erfüllt dies die Bedingung einer Betriebsstätte mit allen steuerlichen Konsequenzen. Für den Fall, dass sie lediglich den Postservice für eine begrenzte Zeit in Anspruch nehmen, wird der Sachverhalt vermutlich anders eingestuft. Die jeweiligen Anbieter beraten Sie hierzu gern. Auch die zuständigen Gewerbe- und Finanzämter können Ihnen im Einzelfall Auskunft erteilen.
Das Video wird von Youtube eingebettet. Es gelten die Datenschutzerklärungen von Google.
