Als GrĂŒnder oder Firmeninhaber musst Du Dir Gedanken darĂŒber machen, wie Bargeld am besten angenommen oder ausgezahlt werden kann. Hier kann Dir ein modernes Kassensystem behilflich sein. Dieses ist wesentlich leistungsfĂ€higer als eine einzelne Registrierkasse und bietet Dir viele nĂŒtzliche Funktionen. So kannst Du Deine VerkĂ€ufe auch mit einem integrierten Warenwirtschaftssystem abgleichen, sodass die auf Lager befindlichen Waren rechtzeitig nachbestellt werden können. Nachfolgend möchte ich Dir die VorzĂŒge und Besonderheiten dieser Kassensysteme vorstellen und Dir auch einige Modelle empfehlen.

Was sind Kassensysteme?

Bei einem Kassensystem handelt es sich um eine computergestĂŒtzte Kasse, die mit einem gĂ€ngigen Betriebssystem betrieben wird. Die Daten lassen sich besonders einfach auf DatentrĂ€gern abspeichern oder online ĂŒbermitteln. Einige Modelle speichern ihre Daten auch in eine Cloud. In allen FĂ€llen sind jedoch die strengen GoBD- und GdPdU-Richtlinien bei der Archivierung und Aufzeichnung der GeschĂ€ftsvorfĂ€lle zu beachten.

Kassensysteme

Ein Kassensystem kann aus mehreren Komponenten bestehen. Vielfach wir hierfĂŒr ein herkömmlicher PC verwendet, an dem eine Kassenschublade und eine Kassentastatur angeschlossen sind. FĂŒr den Bon-Ausdruck verwenden die meisten Systeme die gĂ€ngigen Thermodrucker. Ebenso findest Du in den meisten LadengeschĂ€ften auch ein EFT-Zahlungsterminal, also eine Möglichkeit, mit der Bank- oder Kreditkarte zu bezahlen.

GrundsĂ€tzlich mĂŒssen Kassensystem fĂŒr den Gastronomie-Bereich und fĂŒr den Einzelhandel unterschieden werden. In der Gastronomie werden diese Systeme sowohl als Registrierkasse als auch als Informations- und Bestellsystem verwendet. So können die gewĂ€hlten Speisen und GetrĂ€nke direkt an die KĂŒche oder die Bar weitergeleitet werden. Unterschiede gibt es in herkömmlichen Restaurants mit einer Tischbestellung und natĂŒrlich bei der großen Gruppe der Fast-Food- oder Systemgastronomie. Im Restaurant lassen sich ĂŒber ein Kassensystem zum Beispiel auch die Tische fĂŒr die GĂ€ste buchen.

Im Einzelhandel werden die Waren an der Kasse registriert. Unbewusst lassen sich damit auch die Gewohnheiten der Kunden aufzeichnen. Nach einer Studie zufolge werden 58 % aller EinkĂ€ufe ĂŒber eine Kundenkarte oder Bonuskarte abgewickelt. Wie bereits eingangs erwĂ€hnt, sind moderne Kassensysteme auch direkt an das Warenwirtschaftssystem und die Finanzbuchhaltung angeschlossen. Zum Kassensystem gehören auch die in SupermĂ€rkten ĂŒblichen stationĂ€ren Warenscanner am Ende des Kassenbandes, wobei hier meist auch eine Waage integriert ist. Letztlich muss ein Kassensystem noch aus den beiden wichtigen Komponenten Hard- und Software unterschieden werden. WĂ€hrend kleinere Registrierkassen meist ein eigenes Betriebssystem besitzen, laufen die PC-gestĂŒtzten Kassensysteme mit den bekannten Rechner-Betriebssystemen. Als PC können auch Laptops bis hin zu Tablets verwendet werden.


Was musst Du vor dem Kauf beachten?

ZunĂ€chst musst Du Dir ĂŒberlegen, ob das gewĂŒnschte Kassensystem auch zu Deiner Branche passt. Zu den gĂ€ngigen Branchen gehören zum Beispiel:

  • Einzelhandel, wie Friseur, BĂ€ckerei, Supermarkt, GetrĂ€nkemarkt, CafĂ©, Kosmetikstudio, Kfz-Werkstatt, Imbissbetrieb, Kantine oder WĂ€scherei
  • Gastronomie, wie Restaurant oder System-Gastronomie

DarĂŒber hinaus spielen die Anschaffungskosten eine nicht unerhebliche Rolle. Viel wichtiger ist, dass Dein Kassensystem GoBD- bzw. GDPdU-konform ist. Hinter GoBD und GDPdU werden wichtige GrundsĂ€tze fĂŒr eine ordnungsgemĂ€ĂŸe FĂŒhrung und Aufbewahrung von KassenbĂŒchern nach finanzverwaltungsrechtlichen Vorschriften verstanden. Dabei werden die Daten ausschließlich elektronisch gespeichert und verarbeitet. Damit sollen die Finanzdaten von Unternehmen noch effizienter und sicherer ĂŒberprĂŒft werden. Ein GoBD- und GDPdU-Kassensystem entspricht somit den hierzulande geltenden Steuervorschriften. BetrĂŒgerische Handlungen werden hierdurch eingegrenzt. Dein neues Kassensystem muss folglich diesen GrundsĂ€tzen entsprechen und die nötigen Sicherheitsvorkehrungen beinhalten.

Diese Regelungen wirken sich auch auf die neuen Registrierkassen aus. Insoweit mĂŒssen diese technische Sicherheitsvorkehrungen enthalten, damit eine mögliche Manipulation unmöglich wird. fĂŒr die GDPdU als auch die GoBD gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Die Finanzbehörden verlangen, dass innerhalb dieser Zeit sĂ€mtliche KassenvorgĂ€nge jederzeit zur VerfĂŒgung gestellt werden können. Die Daten mĂŒssen lesbar und maschinell auswertbar sein. Von daher solltest Du darauf achten, dass Deine neue Registrierkasse GoBD- und GDPdU-konform ist.


Wie möchte ich das Kassensystem bedienen?

Ein Kassensystem sollte nach Möglichkeit einfach zu bedienen sein. Dies ist nicht nur fĂŒr Dich von Interessen, sondern natĂŒrlich auch fĂŒr Deine Angestellten. Hier kommt es wieder auf die Branche an, wie ein Kassensystem bzw. die dort angeschlossene Registrierkasse zu bedienen ist. Im Lebensmittelhandel, aber auch in der Gastronomie und sogar in der Kfz-Werkstatt bevorzugen viele eine Folientastatur, die sich einfach reinigen lĂ€sst. Diese Tastatur kann zum Beispiel mit den Waren und Dienstleistungen vorbelegt bzw. programmiert werden, sodass hier nur ein Tastendruck zum Ergebnis fĂŒhrt.

Zum Kassieren von grĂ¶ĂŸeren WarenbestĂ€nden eignen sich natĂŒrlich auch die Barcode-Scanner, die an jedes moderne Kassensystem angeschlossen werden können. Hier mĂŒssen die Preise nicht von Hand eingegeben werden. DarĂŒber hinaus ĂŒberwacht das Kassensystem automatische den Warenbestand. Unterhalb eines solchen Systems dient meist ein PC als Basisstation. In einigen FĂ€llen kannst Du auch ein Tablet bzw. iPad als Tastatur verwenden. Ebenso sind einige Systeme so konfiguriert, dass die Daten fĂŒr eine Online-Nutzung sicher in eine Cloud transportiert werden können. Letztlich kommt es auf den eigenen Geschmack und natĂŒrlich auf die Branche an.


Welche Kosten verursacht das Kassensystem?

Vor der Anschaffung eines guten Kassensystems solltest Du unbedingt einen Preisvergleich vornehmen. Generell hast Du die Möglichkeit, ein finanzkonformes Kassenterminal zu mieten oder zu kaufen. Wenn Du es kaufen möchtest, dann fallen durchschnittliche Kosten zwischen 200 und 1.000 Euro einmalig an. Andererseits entscheiden sich viele fĂŒr eine Mietoption. Dann bist Du mit etwa 20 Euro im Monat dabei. Vorteilhaft ist, dass Du in diesem Fall einfacher und schneller an neue und aktualisierte GerĂ€te herankommst.

FĂŒr das Betriebssystem ist nur eine Lizenz erforderlich, auch wenn mehrere Mitarbeiter Dein Kassensystem nutzen. Jedoch musst Du auch auf die Transaktionskosten achten. In den meisten FĂ€llen werden Kassensysteme eingesetzt, die sowohl Bargeld als auch Kartenzahlungen unterstĂŒtzen. Beachte, dass Kreditkarten in aller Regel etwas teurer sind. Möchte zum Beispiel Dein Kunde mit einer VISA-Karte bezahlen, dann fallen fĂŒr Dich etwa 1,19 % der Verkaufssumme an Transaktionskosten an. Bei Zahlung mit einer EC-Karte sind es dann nur noch etwa 0,79 %.

DarĂŒber hinaus halten sich die eigentlichen Betriebskosten in Grenzen. In aller Regel werden Thermo-Bon-Drucker eingesetzt. Diese benötigen keine teuren Tintenpatronen oder Tonerkartuschen. Stattdessen werden hitzeempfindliche Thermopapierrollen benötigt. Diese sind im Vorrats-Pack besonders preisgĂŒnstig. 50 StĂŒck erhĂ€ltst Du zum Beispiel schon fĂŒr etwa 30 Euro. Dies wĂ€ren 60 Cent pro Rolle.


Welche Ausstattung hat das Kassensystem?

Ein Kassensystem benötigt in aller Regel einen PC als Basisstation. Ebenso kannst Du aber auch auf einen Laptop, Tablet, All-in-One-Rechner oder sogar das Smartphone zurĂŒckgreifen. Vorteilhaft sind Modelle mit integriertem Touchscreen-Monitor. FĂŒr viele Einsatzzwecke reicht aber auch ein herkömmlicher Flachbild-Monitor als AnzeigegerĂ€t vollkommen aus. NatĂŒrlich darf eine ergonomische Tastatur, bestenfalls mit Folienabdeckng, nicht fehlen. Auch der Kunde sollte jederzeit ĂŒber den Zahlungsbetrag informiert werden können. Von daher lassen sich an den Systemen eine Kundenanzeige einbinden.

Wichtig ist natĂŒrlich eine Kassenschublade fĂŒr das Bargeld, die abschließbar ist. DiesbezĂŒglich benötigst Du auch einen SchlĂŒssel fĂŒr die Schublade, um bei Stornierungen eingreifen zu können. Ein Bon-Drucker ist fĂŒr die Bonerstellung unerlĂ€sslich. Bei einigen Kassensystemen lassen sich auch ĂŒber einen Laser- oder Tintenstrahldrucker richtige Papierrechnungen oder Lieferscheine ausdrucken. FĂŒr den Warenverkauf solltest Du noch an einen Barcode-Scanner denken. Damit lassen sich die Artikel besonders schnell und einfach registrieren. Da in heutiger Zeit die meisten Kunden mit Karte zahlen, sollte ein KartenlesegerĂ€t nicht fehlen. Interessant ist noch ein LesegerĂ€t fĂŒr Bonus-, Gutschein- oder Kundenkarten. Im Lebensmittelhandeln sind die Kassensysteme mit einer integrierten Waage ausgestattet, sodass Du damit zum Beispiel auch Obst und GemĂŒse wiegen kannst.

Wichtig ist auch eine Anbindung an das Warenwirtschaftssystem, sodass die verkauften Artikel dort sofort erfasst werden können. Somit lassen sich auch die Beliebtheit von Artikeln sowie das Kaufverhalten von Kunden feststellen. Letztlich benötigt Dein Kassensystem noch ĂŒber ausreichen Anschlussmöglichkeiten. Hierzu gehört eine Datev-Schnittstelle oder eine SAP-Anbindung. Dies hĂ€ngt aber letztlich davon ab, in welcher Form Deine Daten an die Buchhaltung weitergegeben werden sollen.


Möchtest Du das Kassensystem auch mobil nutzen?

In bestimmten Branchen, wie zum Beispiel beim Außer-Haus-Verkauf, als Vertreter, auf MĂ€rkten oder als Lieferant kannst Du kein stationĂ€res Kassensystem einsetzen. In diesem Fall gibt es aber kompakte und mobile Lösungen, die akkubetrieben arbeiten. Auch hier kann wieder das Tablet oder der Laptop punkten. An diese GerĂ€te lĂ€sst sich weitere Kassen-Hardware anschließen. In vielen FĂ€llen reicht ein mobiler Thermo-Bondrucker aus, um dem Kunden vor Ort einen Beleg auszustellen.


Kassensysteme: Empfehlungen

SumUp Kassensystem

Wenn Du ein besonders stylisches und auffĂ€lliges Kassenterminal einsetzen möchtest, dann sind die modernen GerĂ€te von Sumup* vielleicht die richtige Lösung. Die britische SumUp Payments Limited mit Sitz in London hat sich auf erstklassige Kassensysteme spezialisiert, die vornehmlich als POS-Lösungen fĂŒr Debit- und Kreditkartenzahlungen konzipiert sind. Sehr erfolgreich ist SumUp mit seinem POS-Kassensystem, welches aus einem Kartenleser, einem iPad, einem geschwungenen StĂ€nder, einem Bondrucker, einer Kassenschublade und einem WLAN-Router besteht. Schauen wir uns diese Lösung etwas nĂ€her an.

Ausstattung & Alleinstellungsmerkmale

Wie bereits eingangs erwĂ€hnt, legt SumUp großen Wert auf Styling. Du erhĂ€ltst hier ein relativ kompaktes Kassensystem mit geringen StellflĂ€chen. Die Kassenschublade verfĂŒgt ĂŒber Hartgeld- und ScheinfĂ€cher und kann selbstverstĂ€ndlich abgeschlossen werden. Interessant ist, dass Du das schwarz lackierte SchubladengehĂ€use auf Wunsch noch mit einer Echtholzverkleidung mit abgerundeten Kanten ausstatten kannst. Passend hierzu gibt es noch den geschwungenen Tablet-StĂ€nder. Auch hier hat der Hersteller PEFC-zertifiziertes Holz aus einer nachhaltigen, deutschen Forstwirtschaft verwendet.

Auf dem HolzstĂ€nder kannst Du das vorkonfigurierte Apple iPad befestigen. Dieses dient als eigentliche Registrierkasse und ist mit der SumUp Point of Sale App bestĂŒckt. Ebenfalls in schwarzem Design prĂ€sentiert sich der Thermo-Bondrucker. Nicht unerwĂ€hnt bleiben soll schließlich noch das Kartenterminal. Im Gegensatz zu vielen anderen Anbietern setzt SumUp hier auf ein elegantes, ergonomisches und sehr kleines GerĂ€t, welches auf der Vorderseite die Ziffern fĂŒr die PIN-Eingabe und ein LED-Display besitzt. Von oben kannst Du die EC- oder Kreditkarte des Kunden einstecken. Im Lieferumfang befindet sich auch ein WLAN-Router mit Firewall zu drahtlosen Verbindung sĂ€mtlicher Komponenten.

Funktionen

Das moderne Kassensystem unterstĂŒtzt sowohl die Bargeldein- und –auszahlungen, aber auch sĂ€mtliche Kartenzahlungen. SĂ€mtliche Komponenten hat SumUp aufeinander abgestimmt, sodass Du alle Lösungen aus einer Hand bekommst. Über die ĂŒbersichtliche BedienoberflĂ€che der iPad-App kannst Du hier den jeweiligen Zahlungsvorgang auswĂ€hlen. Vorteilhaft ist, dass Dein Kunde per Kartenchip als auch kontaktlos seine Karten verwenden kann. Zu den unterstĂŒtzten Karten gehören zum Beispiel…

  • Visa
  • V-Pay
  • Mastercard
  • Maestro
  • American Express
  • Apple Pay
  • Google Pay
  • Discover
  • Union Pay
  • EC

Bei Apple Pay und Google Pay handelt es sich ĂŒbrigens um eine neue Bezahlmethode, mit der der Kunde lediglich sein Smartphone vor das LesegerĂ€t halten muss. Der SumUp-Kartenleser ist mit einer NFC-Antenne zum kontaktlosen Bezahlen ausgestattet. DarĂŒber hinaus ist das GerĂ€t akkubetrieben und kann daher mobil in Deinem GeschĂ€ft eingesetzt werden. Der Akku reicht fĂŒr mindestens 500 Transaktionen. Über einen Micro-USB-Port kannst Du das LesegerĂ€t wieder aufladen. Aktuell bekommst Du ein solches KartenlesegerĂ€t fĂŒr knapp 30 Euro. Nicht unerwĂ€hnt bleiben soll, dass die Kassendaten selbstverstĂ€ndlich GoBD-konform sind. Anstelle einer WLAN-KonnektivitĂ€t ĂŒber den mitgelieferten Router kann das System auch per LTE-Setup mobil eingesetzt werden.


Technische Daten

  • Kassensystem mit Schublade, Bondrucker, TabletstĂ€nder, iPad, KartenlesegerĂ€t, WLAN-Router und SumUp-App
  • Design-Applikationen aus Echtholz
  • Keine monatlichen GebĂŒhren
  • Vorkonfiguriert und sofort einsatzbereit
  • GoBD-konform
  • Cloud-Anbindung möglich
  • VollstĂ€ndige Wareneingabe
  • Mitarbeiterverwaltung
  • Kundenverwaltung
  • alle gĂ€ngigen EC- und Kreditkarten
  • ZahlungsvorgĂ€nge werden nach 2 bis 3 Werktagen ausgefĂŒhrt
  • ĂŒber LTE auch mobil einsetzbar

Fazit:

Das SumUp Kassensystem* bietet eine interessante Alternative fĂŒr den Einzelhandel und Gastronomie. Besonders gut gefallen hat mir das stylische Design mit den Echtholzkomponenten. Du erhĂ€ltst hier eine Komplettlösung mit geringen StellflĂ€chen. Neben Bargeld unterstĂŒtzt das SumUp-System auch alle möglichen Kartenzahlungen, wobei auch das kontaktlose Bezahlen möglich ist. Eine einfache Bedienung wird ĂŒber das integrierte Apple iPad mit SumUp-App gewĂ€hrleistet. Mir persönlich gefallen sowohl die Hardware-Ausstattung als auch die Funktionen, sodass ich das SumUp-Kassensystem durchweg weiterempfehlen möchte.

SumUp Air – Kartenterminal mit NFC Funktion im Review / Unboxing
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iZettle Kassensystem

In vielen FÀllen wird kein aufwÀndiges Kassensystem benötigt. Insbesondere diejenigen, die zum Beispiel unterwegs auf dem Wochenmarkt oder auf dem Flohmarkt Kartenzahlung anbieten möchten, können vom iZettle-System* profitieren. Um was es sich hierbei genau handelt und ob es eine Kaufempfehlung wert ist, soll nachfolgend geklÀrt werden.

Ausstattung & Alleinstellungsmerkmale

Beim iZettle Kassensystem handelt es sich nicht um eine große Hardwareausstattung. Stattdessen kommst Du mit einem einfachen Kartenleser aus. Das KartenlesegerĂ€t ist vergleichbar mit einem kompakten TAN-Generator. Es wird in einem ansprechenden KunststoffgehĂ€use angeboten. Das Nummerfeld ist deutlich ausgeprĂ€gt und somit auch fĂŒr Kunden geeignet, die weniger gut sehen können. Im oberen Bereich besitzt das LesegerĂ€t ein LCD-Display. Schön finde ich, dass dieser Kartenleser sowohl in Weiß als auch in Schwarz angeboten wird.

Dieses iZettle Kassensystem ersetzt natĂŒrlich keine Registrierkasse mit Bargeldschublade. Wichtig ist, dass Du hiermit eine mobile Möglichkeit hast, von unterwegs Kartenzahlungen vorzunehmen. Speziell fĂŒr den iZettle Kartenleser gibt es noch einen praktischen Kunststoff-StĂ€nder, sodass Du das GerĂ€t auch im GeschĂ€ft auf der Theke stationĂ€r einsetzen kannst. Der StĂ€nder dient gleichzeitig als Dockingstation, da Du hierĂŒber das LesegerĂ€t wieder aufladen kannst. Als Basiseinheit wird lediglich ein Smartphone mit entsprechender Transaktions-App benötigt. Auch auf einen optionalen Thermo-Bon-Drucker solltest Du nicht verzichten.

Da es alle Komponenten auch akkubetrieben gibt, könntest Du theoretisch direkt am Marktplatz vor Ort ein eigenes Kassensystem installieren. iZettle bietet Dir aber auch noch alle ĂŒbrigen Komponenten fĂŒr einen vollstĂ€ndig ausgerĂŒsteten POS-Arbeitsplatz an. Hierzu gehören neben dem Bondrucker noch eine Kassenschublade und ein Touchscreen-Display. Das mobile KartenlesegerĂ€t kann ĂŒberall verwendet werden.

Funktionen

Wie bereits erlĂ€utert, musst Du fĂŒr den Betrieb des iZettle Kartenlesers lediglich ein Smartphone vorhalten, auf dem sich die iZettle-App befindet. Dort gibst Du den jeweiligen Zahlbetrag ein. Auf dem Display des Smartphones erhĂ€ltst Du eine vollstĂ€ndige KassenĂŒbersicht. Wie der Anbieter mitteilt, ist die iZettle-App GoBD-konform und entspricht somit den gesetzlichen Vorgaben der Finanzbehörden. Mit dem iZettle-Kartenleser kannst Du EC- und Kreditkarten einschieben und ĂŒber den Kartenchip auslesen oder kontaktlos nutzen. Ein Auslesen des Magnetstreifens wird aus SicherheitsgrĂŒnden von iZettle nicht mehr unterstĂŒtzt. Zu den unterstĂŒtzten Karten gehören beispielsweise…

  • Visa
  • Mastercard
  • Maestro
  • American Express
  • Apple Pay
  • Samsung Pay
  • Union Pay

Bei Apple Pay und Samsung Pay musst Du lediglich Dein Smartphone vor die NFC-Antenne des Kartenlesers halten und kannst auf diese Weise direkt ĂŒber Dein GerĂ€t kontaktlos bezahlen. Ansonsten kann Dein Kunde seine Kreditkarte oder EC-Karte in das GerĂ€t einstecken oder darĂŒber halten. Danach wird er aufgefordert, seine PIN einzugeben. Bei einem optional drahtlos eingebundenen Bon-Drucker kannst Du dem Kunden auch gleich eine BestĂ€tigung ausdrucken. Der 11 x 7 x 2 cm (L x B x H) große Kartenleser lĂ€sst sich ĂŒber das mitgelieferte Micro-USB-Kabel wieder aufladen. WĂ€hrend die Smartphone-App von iZettle kostenfrei ist, werden als TransaktionsgebĂŒhren fĂŒr EC-Karten 0,95 % vom Rechnungsbetrag berechnet und fĂŒr Kreditkartenzahlungen 2,75 %. DarĂŒber hinaus kannst Du bei iZettle auch Starterpacks und Plus-Packs buchen.


Technische Daten

  • Kassensystem mit Kartenleser und Dockingsstation
  • Elegantes Kunststoffdesign
  • TransaktionsgebĂŒhren 0,95 % fĂŒr EC und 2,75 % fĂŒr Kreditkarten
  • Vorkonfiguriert und sofort einsatzbereit
  • GoBD-konform
  • alle gĂ€ngigen EC- und Kreditkarten
  • Abmessungen 11 x 7 x 2 cm (L x B x H)

Fazit:

Das iZettle Kassensystem* besteht im Grunde nur aus einem KartenlesegerĂ€t und einem StĂ€nder als Dockingstation. Als Basiseinheit wird ein Smartphone mit iZettle-App benötigt. Danach kannst Du ĂŒberall mobil Kartenzahlungen vornehmen. Wie bei allen Kartenzahlungen solltest Du auf die TransaktionsgebĂŒhren achten. Dennoch finde ich das iZettle System recht praktisch und platzsparend. Lediglich auf eine Kassenschublade musst Du hier verzichten, obwohl es diese fĂŒr den stationĂ€ren Bereich optional dazu zu bestellen gibt. Eine Kaufempfehlung möchte ich aussprechen.

iZettle ermöglicht Kartenzahlungen auf iPhone und iPad - ifun.de
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Kassensystem Empfehlung

iZettle
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