Als Gr√ľnder oder Firmeninhaber musst Du Dir Gedanken dar√ľber machen, wie Bargeld am besten angenommen oder ausgezahlt werden kann. Hier kann Dir ein modernes Kassensystem behilflich sein. Dieses ist wesentlich leistungsf√§higer als eine einzelne Registrierkasse und bietet Dir viele n√ľtzliche Funktionen. So kannst Du Deine Verk√§ufe auch mit einem integrierten Warenwirtschaftssystem abgleichen, sodass die auf Lager befindlichen Waren rechtzeitig nachbestellt werden k√∂nnen. Nachfolgend m√∂chte ich Dir die Vorz√ľge und Besonderheiten dieser Kassensysteme vorstellen und Dir auch einige Modelle empfehlen.

Was sind Kassensysteme?

Bei einem Kassensystem handelt es sich um eine computergest√ľtzte Kasse, die mit einem g√§ngigen Betriebssystem betrieben wird. Die Daten lassen sich besonders einfach auf Datentr√§gern abspeichern oder online √ľbermitteln. Einige Modelle speichern ihre Daten auch in eine Cloud. In allen F√§llen sind jedoch die strengen GoBD- und GdPdU-Richtlinien bei der Archivierung und Aufzeichnung der Gesch√§ftsvorf√§lle zu beachten.

Kassensysteme

Ein Kassensystem kann aus mehreren Komponenten bestehen. Vielfach wir hierf√ľr ein herk√∂mmlicher PC verwendet, an dem eine Kassenschublade und eine Kassentastatur angeschlossen sind. F√ľr den Bon-Ausdruck verwenden die meisten Systeme die g√§ngigen Thermodrucker. Ebenso findest Du in den meisten Ladengesch√§ften auch ein EFT-Zahlungsterminal, also eine M√∂glichkeit, mit der Bank- oder Kreditkarte zu bezahlen.

Grunds√§tzlich m√ľssen Kassensystem f√ľr den Gastronomie-Bereich und f√ľr den Einzelhandel unterschieden werden. In der Gastronomie werden diese Systeme sowohl als Registrierkasse als auch als Informations- und Bestellsystem verwendet. So k√∂nnen die gew√§hlten Speisen und Getr√§nke direkt an die K√ľche oder die Bar weitergeleitet werden. Unterschiede gibt es in herk√∂mmlichen Restaurants mit einer Tischbestellung und nat√ľrlich bei der gro√üen Gruppe der Fast-Food- oder Systemgastronomie. Im Restaurant lassen sich √ľber ein Kassensystem zum Beispiel auch die Tische f√ľr die G√§ste buchen.

Im Einzelhandel werden die Waren an der Kasse registriert. Unbewusst lassen sich damit auch die Gewohnheiten der Kunden aufzeichnen. Nach einer Studie zufolge werden 58 % aller Eink√§ufe √ľber eine Kundenkarte oder Bonuskarte abgewickelt. Wie bereits eingangs erw√§hnt, sind moderne Kassensysteme auch direkt an das Warenwirtschaftssystem und die Finanzbuchhaltung angeschlossen. Zum Kassensystem geh√∂ren auch die in Superm√§rkten √ľblichen station√§ren Warenscanner am Ende des Kassenbandes, wobei hier meist auch eine Waage integriert ist. Letztlich muss ein Kassensystem noch aus den beiden wichtigen Komponenten Hard- und Software unterschieden werden. W√§hrend kleinere Registrierkassen meist ein eigenes Betriebssystem besitzen, laufen die PC-gest√ľtzten Kassensysteme mit den bekannten Rechner-Betriebssystemen. Als PC k√∂nnen auch Laptops bis hin zu Tablets verwendet werden.


Was musst Du vor dem Kauf beachten?

Zun√§chst musst Du Dir √ľberlegen, ob das gew√ľnschte Kassensystem auch zu Deiner Branche passt. Zu den g√§ngigen Branchen geh√∂ren zum Beispiel:

  • Einzelhandel, wie Friseur, B√§ckerei, Supermarkt, Getr√§nkemarkt, Caf√©, Kosmetikstudio, Kfz-Werkstatt, Imbissbetrieb, Kantine oder W√§scherei
  • Gastronomie, wie Restaurant oder System-Gastronomie

Dar√ľber hinaus spielen die Anschaffungskosten eine nicht unerhebliche Rolle. Viel wichtiger ist, dass Dein Kassensystem GoBD- bzw. GDPdU-konform ist. Hinter GoBD und GDPdU werden wichtige Grunds√§tze f√ľr eine ordnungsgem√§√üe F√ľhrung und Aufbewahrung von Kassenb√ľchern nach finanzverwaltungsrechtlichen Vorschriften verstanden. Dabei werden die Daten ausschlie√ülich elektronisch gespeichert und verarbeitet. Damit sollen die Finanzdaten von Unternehmen noch effizienter und sicherer √ľberpr√ľft werden. Ein GoBD- und GDPdU-Kassensystem entspricht somit den hierzulande geltenden Steuervorschriften. Betr√ľgerische Handlungen werden hierdurch eingegrenzt. Dein neues Kassensystem muss folglich diesen Grunds√§tzen entsprechen und die n√∂tigen Sicherheitsvorkehrungen beinhalten.

Diese Regelungen wirken sich auch auf die neuen Registrierkassen aus. Insoweit m√ľssen diese technische Sicherheitsvorkehrungen enthalten, damit eine m√∂gliche Manipulation unm√∂glich wird. f√ľr die GDPdU als auch die GoBD gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Die Finanzbeh√∂rden verlangen, dass innerhalb dieser Zeit s√§mtliche Kassenvorg√§nge jederzeit zur Verf√ľgung gestellt werden k√∂nnen. Die Daten m√ľssen lesbar und maschinell auswertbar sein. Von daher solltest Du darauf achten, dass Deine neue Registrierkasse GoBD- und GDPdU-konform ist.


Wie möchte ich das Kassensystem bedienen?

Ein Kassensystem sollte nach M√∂glichkeit einfach zu bedienen sein. Dies ist nicht nur f√ľr Dich von Interessen, sondern nat√ľrlich auch f√ľr Deine Angestellten. Hier kommt es wieder auf die Branche an, wie ein Kassensystem bzw. die dort angeschlossene Registrierkasse zu bedienen ist. Im Lebensmittelhandel, aber auch in der Gastronomie und sogar in der Kfz-Werkstatt bevorzugen viele eine Folientastatur, die sich einfach reinigen l√§sst. Diese Tastatur kann zum Beispiel mit den Waren und Dienstleistungen vorbelegt bzw. programmiert werden, sodass hier nur ein Tastendruck zum Ergebnis f√ľhrt.

Zum Kassieren von gr√∂√üeren Warenbest√§nden eignen sich nat√ľrlich auch die Barcode-Scanner, die an jedes moderne Kassensystem angeschlossen werden k√∂nnen. Hier m√ľssen die Preise nicht von Hand eingegeben werden. Dar√ľber hinaus √ľberwacht das Kassensystem automatische den Warenbestand. Unterhalb eines solchen Systems dient meist ein PC als Basisstation. In einigen F√§llen kannst Du auch ein Tablet bzw. iPad als Tastatur verwenden. Ebenso sind einige Systeme so konfiguriert, dass die Daten f√ľr eine Online-Nutzung sicher in eine Cloud transportiert werden k√∂nnen. Letztlich kommt es auf den eigenen Geschmack und nat√ľrlich auf die Branche an.


Welche Kosten verursacht das Kassensystem?

Vor der Anschaffung eines guten Kassensystems solltest Du unbedingt einen Preisvergleich vornehmen. Generell hast Du die M√∂glichkeit, ein finanzkonformes Kassenterminal zu mieten oder zu kaufen. Wenn Du es kaufen m√∂chtest, dann fallen durchschnittliche Kosten zwischen 200 und 1.000 Euro einmalig an. Andererseits entscheiden sich viele f√ľr eine Mietoption. Dann bist Du mit etwa 20 Euro im Monat dabei. Vorteilhaft ist, dass Du in diesem Fall einfacher und schneller an neue und aktualisierte Ger√§te herankommst.

F√ľr das Betriebssystem ist nur eine Lizenz erforderlich, auch wenn mehrere Mitarbeiter Dein Kassensystem nutzen. Jedoch musst Du auch auf die Transaktionskosten achten. In den meisten F√§llen werden Kassensysteme eingesetzt, die sowohl Bargeld als auch Kartenzahlungen unterst√ľtzen. Beachte, dass Kreditkarten in aller Regel etwas teurer sind. M√∂chte zum Beispiel Dein Kunde mit einer VISA-Karte bezahlen, dann fallen f√ľr Dich etwa 1,19 % der Verkaufssumme an Transaktionskosten an. Bei Zahlung mit einer EC-Karte sind es dann nur noch etwa 0,79 %.

Dar√ľber hinaus halten sich die eigentlichen Betriebskosten in Grenzen. In aller Regel werden Thermo-Bon-Drucker eingesetzt. Diese ben√∂tigen keine teuren Tintenpatronen oder Tonerkartuschen. Stattdessen werden hitzeempfindliche Thermopapierrollen ben√∂tigt. Diese sind im Vorrats-Pack besonders preisg√ľnstig. 50 St√ľck erh√§ltst Du zum Beispiel schon f√ľr etwa 30 Euro. Dies w√§ren 60 Cent pro Rolle.


Welche Ausstattung hat das Kassensystem?

Ein Kassensystem ben√∂tigt in aller Regel einen PC als Basisstation. Ebenso kannst Du aber auch auf einen Laptop, Tablet, All-in-One-Rechner oder sogar das Smartphone zur√ľckgreifen. Vorteilhaft sind Modelle mit integriertem Touchscreen-Monitor. F√ľr viele Einsatzzwecke reicht aber auch ein herk√∂mmlicher Flachbild-Monitor als Anzeigeger√§t vollkommen aus. Nat√ľrlich darf eine ergonomische Tastatur, bestenfalls mit Folienabdeckng, nicht fehlen. Auch der Kunde sollte jederzeit √ľber den Zahlungsbetrag informiert werden k√∂nnen. Von daher lassen sich an den Systemen eine Kundenanzeige einbinden.

Wichtig ist nat√ľrlich eine Kassenschublade f√ľr das Bargeld, die abschlie√übar ist. Diesbez√ľglich ben√∂tigst Du auch einen Schl√ľssel f√ľr die Schublade, um bei Stornierungen eingreifen zu k√∂nnen. Ein Bon-Drucker ist f√ľr die Bonerstellung unerl√§sslich. Bei einigen Kassensystemen lassen sich auch √ľber einen Laser- oder Tintenstrahldrucker richtige Papierrechnungen oder Lieferscheine ausdrucken. F√ľr den Warenverkauf solltest Du noch an einen Barcode-Scanner denken. Damit lassen sich die Artikel besonders schnell und einfach registrieren. Da in heutiger Zeit die meisten Kunden mit Karte zahlen, sollte ein Kartenleseger√§t nicht fehlen. Interessant ist noch ein Leseger√§t f√ľr Bonus-, Gutschein- oder Kundenkarten. Im Lebensmittelhandeln sind die Kassensysteme mit einer integrierten Waage ausgestattet, sodass Du damit zum Beispiel auch Obst und Gem√ľse wiegen kannst.

Wichtig ist auch eine Anbindung an das Warenwirtschaftssystem, sodass die verkauften Artikel dort sofort erfasst werden k√∂nnen. Somit lassen sich auch die Beliebtheit von Artikeln sowie das Kaufverhalten von Kunden feststellen. Letztlich ben√∂tigt Dein Kassensystem noch √ľber ausreichen Anschlussm√∂glichkeiten. Hierzu geh√∂rt eine Datev-Schnittstelle oder eine SAP-Anbindung. Dies h√§ngt aber letztlich davon ab, in welcher Form Deine Daten an die Buchhaltung weitergegeben werden sollen.


Möchtest Du das Kassensystem auch mobil nutzen?

In bestimmten Branchen, wie zum Beispiel beim Außer-Haus-Verkauf, als Vertreter, auf Märkten oder als Lieferant kannst Du kein stationäres Kassensystem einsetzen. In diesem Fall gibt es aber kompakte und mobile Lösungen, die akkubetrieben arbeiten. Auch hier kann wieder das Tablet oder der Laptop punkten. An diese Geräte lässt sich weitere Kassen-Hardware anschließen. In vielen Fällen reicht ein mobiler Thermo-Bondrucker aus, um dem Kunden vor Ort einen Beleg auszustellen.


Kassensysteme: Empfehlungen

SumUp Kassensystem

Wenn Du ein besonders stylisches und auff√§lliges Kassenterminal einsetzen m√∂chtest, dann sind die modernen Ger√§te von Sumup* vielleicht die richtige L√∂sung. Die britische SumUp Payments Limited mit Sitz in London hat sich auf erstklassige Kassensysteme spezialisiert, die vornehmlich als POS-L√∂sungen f√ľr Debit- und Kreditkartenzahlungen konzipiert sind. Sehr erfolgreich ist SumUp mit seinem POS-Kassensystem, welches aus einem Kartenleser, einem iPad, einem geschwungenen St√§nder, einem Bondrucker, einer Kassenschublade und einem WLAN-Router besteht. Schauen wir uns diese L√∂sung etwas n√§her an.

Ausstattung & Alleinstellungsmerkmale

Wie bereits eingangs erw√§hnt, legt SumUp gro√üen Wert auf Styling. Du erh√§ltst hier ein relativ kompaktes Kassensystem mit geringen Stellfl√§chen. Die Kassenschublade verf√ľgt √ľber Hartgeld- und Scheinf√§cher und kann selbstverst√§ndlich abgeschlossen werden. Interessant ist, dass Du das schwarz lackierte Schubladengeh√§use auf Wunsch noch mit einer Echtholzverkleidung mit abgerundeten Kanten ausstatten kannst. Passend hierzu gibt es noch den geschwungenen Tablet-St√§nder. Auch hier hat der Hersteller PEFC-zertifiziertes Holz aus einer nachhaltigen, deutschen Forstwirtschaft verwendet.

Auf dem Holzst√§nder kannst Du das vorkonfigurierte Apple iPad befestigen. Dieses dient als eigentliche Registrierkasse und ist mit der SumUp Point of Sale App best√ľckt. Ebenfalls in schwarzem Design pr√§sentiert sich der Thermo-Bondrucker. Nicht unerw√§hnt bleiben soll schlie√ülich noch das Kartenterminal. Im Gegensatz zu vielen anderen Anbietern setzt SumUp hier auf ein elegantes, ergonomisches und sehr kleines Ger√§t, welches auf der Vorderseite die Ziffern f√ľr die PIN-Eingabe und ein LED-Display besitzt. Von oben kannst Du die EC- oder Kreditkarte des Kunden einstecken. Im Lieferumfang befindet sich auch ein WLAN-Router mit Firewall zu drahtlosen Verbindung s√§mtlicher Komponenten.

Funktionen

Das moderne Kassensystem unterst√ľtzt sowohl die Bargeldein- und ‚Äďauszahlungen, aber auch s√§mtliche Kartenzahlungen. S√§mtliche Komponenten hat SumUp aufeinander abgestimmt, sodass Du alle L√∂sungen aus einer Hand bekommst. √úber die √ľbersichtliche Bedienoberfl√§che der iPad-App kannst Du hier den jeweiligen Zahlungsvorgang ausw√§hlen. Vorteilhaft ist, dass Dein Kunde per Kartenchip als auch kontaktlos seine Karten verwenden kann. Zu den unterst√ľtzten Karten geh√∂ren zum Beispiel…

  • Visa
  • V-Pay
  • Mastercard
  • Maestro
  • American Express
  • Apple Pay
  • Google Pay
  • Discover
  • Union Pay
  • EC

Bei Apple Pay und Google Pay handelt es sich √ľbrigens um eine neue Bezahlmethode, mit der der Kunde lediglich sein Smartphone vor das Leseger√§t halten muss. Der SumUp-Kartenleser ist mit einer NFC-Antenne zum kontaktlosen Bezahlen ausgestattet. Dar√ľber hinaus ist das Ger√§t akkubetrieben und kann daher mobil in Deinem Gesch√§ft eingesetzt werden. Der Akku reicht f√ľr mindestens 500 Transaktionen. √úber einen Micro-USB-Port kannst Du das Leseger√§t wieder aufladen. Aktuell bekommst Du ein solches Kartenleseger√§t f√ľr knapp 30 Euro. Nicht unerw√§hnt bleiben soll, dass die Kassendaten selbstverst√§ndlich GoBD-konform sind. Anstelle einer WLAN-Konnektivit√§t √ľber den mitgelieferten Router kann das System auch per LTE-Setup mobil eingesetzt werden.


Technische Daten

  • Kassensystem mit Schublade, Bondrucker, Tabletst√§nder, iPad, Kartenleseger√§t, WLAN-Router und SumUp-App
  • Design-Applikationen aus Echtholz
  • Keine monatlichen Geb√ľhren
  • Vorkonfiguriert und sofort einsatzbereit
  • GoBD-konform
  • Cloud-Anbindung m√∂glich
  • Vollst√§ndige Wareneingabe
  • Mitarbeiterverwaltung
  • Kundenverwaltung
  • alle g√§ngigen EC- und Kreditkarten
  • Zahlungsvorg√§nge werden nach 2 bis 3 Werktagen ausgef√ľhrt
  • √ľber LTE auch mobil einsetzbar

Fazit:

Das SumUp Kassensystem* bietet eine interessante Alternative f√ľr den Einzelhandel und Gastronomie. Besonders gut gefallen hat mir das stylische Design mit den Echtholzkomponenten. Du erh√§ltst hier eine Komplettl√∂sung mit geringen Stellfl√§chen. Neben Bargeld unterst√ľtzt das SumUp-System auch alle m√∂glichen Kartenzahlungen, wobei auch das kontaktlose Bezahlen m√∂glich ist. Eine einfache Bedienung wird √ľber das integrierte Apple iPad mit SumUp-App gew√§hrleistet. Mir pers√∂nlich gefallen sowohl die Hardware-Ausstattung als auch die Funktionen, sodass ich das SumUp-Kassensystem durchweg weiterempfehlen m√∂chte.

SumUp Air ‚Äď Kartenterminal mit NFC Funktion im Review / Unboxing
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iZettle Kassensystem

In vielen Fällen wird kein aufwändiges Kassensystem benötigt. Insbesondere diejenigen, die zum Beispiel unterwegs auf dem Wochenmarkt oder auf dem Flohmarkt Kartenzahlung anbieten möchten, können vom iZettle-System* profitieren. Um was es sich hierbei genau handelt und ob es eine Kaufempfehlung wert ist, soll nachfolgend geklärt werden.

Ausstattung & Alleinstellungsmerkmale

Beim iZettle Kassensystem handelt es sich nicht um eine gro√üe Hardwareausstattung. Stattdessen kommst Du mit einem einfachen Kartenleser aus. Das Kartenleseger√§t ist vergleichbar mit einem kompakten TAN-Generator. Es wird in einem ansprechenden Kunststoffgeh√§use angeboten. Das Nummerfeld ist deutlich ausgepr√§gt und somit auch f√ľr Kunden geeignet, die weniger gut sehen k√∂nnen. Im oberen Bereich besitzt das Leseger√§t ein LCD-Display. Sch√∂n finde ich, dass dieser Kartenleser sowohl in Wei√ü als auch in Schwarz angeboten wird.

Dieses iZettle Kassensystem ersetzt nat√ľrlich keine Registrierkasse mit Bargeldschublade. Wichtig ist, dass Du hiermit eine mobile M√∂glichkeit hast, von unterwegs Kartenzahlungen vorzunehmen. Speziell f√ľr den iZettle Kartenleser gibt es noch einen praktischen Kunststoff-St√§nder, sodass Du das Ger√§t auch im Gesch√§ft auf der Theke station√§r einsetzen kannst. Der St√§nder dient gleichzeitig als Dockingstation, da Du hier√ľber das Leseger√§t wieder aufladen kannst. Als Basiseinheit wird lediglich ein Smartphone mit entsprechender Transaktions-App ben√∂tigt. Auch auf einen optionalen Thermo-Bon-Drucker solltest Du nicht verzichten.

Da es alle Komponenten auch akkubetrieben gibt, k√∂nntest Du theoretisch direkt am Marktplatz vor Ort ein eigenes Kassensystem installieren. iZettle bietet Dir aber auch noch alle √ľbrigen Komponenten f√ľr einen vollst√§ndig ausger√ľsteten POS-Arbeitsplatz an. Hierzu geh√∂ren neben dem Bondrucker noch eine Kassenschublade und ein Touchscreen-Display. Das mobile Kartenleseger√§t kann √ľberall verwendet werden.

Funktionen

Wie bereits erl√§utert, musst Du f√ľr den Betrieb des iZettle Kartenlesers lediglich ein Smartphone vorhalten, auf dem sich die iZettle-App befindet. Dort gibst Du den jeweiligen Zahlbetrag ein. Auf dem Display des Smartphones erh√§ltst Du eine vollst√§ndige Kassen√ľbersicht. Wie der Anbieter mitteilt, ist die iZettle-App GoBD-konform und entspricht somit den gesetzlichen Vorgaben der Finanzbeh√∂rden. Mit dem iZettle-Kartenleser kannst Du EC- und Kreditkarten einschieben und √ľber den Kartenchip auslesen oder kontaktlos nutzen. Ein Auslesen des Magnetstreifens wird aus Sicherheitsgr√ľnden von iZettle nicht mehr unterst√ľtzt. Zu den unterst√ľtzten Karten geh√∂ren beispielsweise…

  • Visa
  • Mastercard
  • Maestro
  • American Express
  • Apple Pay
  • Samsung Pay
  • Union Pay

Bei Apple Pay und Samsung Pay musst Du lediglich Dein Smartphone vor die NFC-Antenne des Kartenlesers halten und kannst auf diese Weise direkt √ľber Dein Ger√§t kontaktlos bezahlen. Ansonsten kann Dein Kunde seine Kreditkarte oder EC-Karte in das Ger√§t einstecken oder dar√ľber halten. Danach wird er aufgefordert, seine PIN einzugeben. Bei einem optional drahtlos eingebundenen Bon-Drucker kannst Du dem Kunden auch gleich eine Best√§tigung ausdrucken. Der 11 x 7 x 2 cm (L x B x H) gro√üe Kartenleser l√§sst sich √ľber das mitgelieferte Micro-USB-Kabel wieder aufladen. W√§hrend die Smartphone-App von iZettle kostenfrei ist, werden als Transaktionsgeb√ľhren f√ľr EC-Karten 0,95 % vom Rechnungsbetrag berechnet und f√ľr Kreditkartenzahlungen 2,75 %. Dar√ľber hinaus kannst Du bei iZettle auch Starterpacks und Plus-Packs buchen.


Technische Daten

  • Kassensystem mit Kartenleser und Dockingsstation
  • Elegantes Kunststoffdesign
  • Transaktionsgeb√ľhren 0,95 % f√ľr EC und 2,75 % f√ľr Kreditkarten
  • Vorkonfiguriert und sofort einsatzbereit
  • GoBD-konform
  • alle g√§ngigen EC- und Kreditkarten
  • Abmessungen 11 x 7 x 2 cm (L x B x H)

Fazit:

Das iZettle Kassensystem* besteht im Grunde nur aus einem Kartenleseger√§t und einem St√§nder als Dockingstation. Als Basiseinheit wird ein Smartphone mit iZettle-App ben√∂tigt. Danach kannst Du √ľberall mobil Kartenzahlungen vornehmen. Wie bei allen Kartenzahlungen solltest Du auf die Transaktionsgeb√ľhren achten. Dennoch finde ich das iZettle System recht praktisch und platzsparend. Lediglich auf eine Kassenschublade musst Du hier verzichten, obwohl es diese f√ľr den station√§ren Bereich optional dazu zu bestellen gibt. Eine Kaufempfehlung m√∂chte ich aussprechen.

iZettle ermöglicht Kartenzahlungen auf iPhone und iPad - ifun.de
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Kassensystem Empfehlung

iZettle
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