Viele Unternehmen befinden sich aktuell aufgrund der steigenden Preise in herausfordernden Zeiten. Daher ist es jetzt wichtiger denn je, sämtliche Zahlungsflüsse und die entsprechenden Auslöser genauestens im Überblick zu behalten. Außerdem gibt es ein paar Tipps und Tricks, die trotz des Preisanstiegs zu einer Einsparung der Unternehmensausgaben führen können. Welche das sind und worauf man zudem achten sollte, erfährt man in diesem Beitrag.
#1 Kostenbewusstsein in die Unternehmenskultur einbauen
Leider stellt der Preisanstieg für viele Unternehmen ein großes Risiko, ebenso bezogen auf die fortlaufende Existenz, dar, weshalb jetzt als auch in Zukunft ein profitables Handeln, welches vom gesamten Betrieb umgesetzt wird, vonnöten ist. Dabei kann es nützlich sein, ein Kostenbewusstsein zu schaffen und dieses in die Unternehmenskultur einzubauen, um jeden Mitarbeiter einzubinden und zu involvieren. Dabei können vor allem Meetings, Schulungen oder Workshops von Vorteil sein. Zu anzustrebenden Zielen gehören unter anderem:
- Verhinderung von Budgetüberschreitungen
- Etablierung von nachhaltigen Strategien zur Kostensenkung
- Nachhaltigerer Umgang mit Ressourcen und Rohstoffen
Bei der Umsetzung können beispielsweise Firmenkreditkarten, mit denen individuelle Budgetlimits gesetzt werden, behilflich sein. Dadurch hat man dann in der Folge keinen Überziehungen mehr und man behält alle Transaktionen leichter im Blick. Ebenfalls ist es wichtig, eine gewisse Transparenz, was Kosten betrifft, einzuführen, damit Angestellte Einschränkungen und Reduzierungen besser nachvollziehen können. So sollte das Finanzteam fundierte Finanzdaten einer jeden Abteilung analysieren und die Fakten klar kommunizieren.
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#2 Überarbeitung von Freigaberichtlinien
Zur Steuerung und Kontrolle der Betriebsausgaben werden häufig Freigaberichtlinien eingesetzt. Sie definieren zum Beispiel, welche Kosten zulässig sind, wer den Antrag genehmigen muss und welche Prozesse und Abwicklungen es dafür benötigt. Wie man also sieht, handelt es sich dabei um ein äußerst relevantes Instrument, weshalb die Richtlinien regelmäßig geprüft und eventuell auch angepasst werden sollten.
Tipp: Zudem sollten Freigaberichtlinien so verständlich und klar wie möglich kommuniziert werden, damit es zu einer einheitlichen Umsetzung ohne großen Missverständnissen kommt.
Des Weiteren braucht es eine klare Verteilung der Verantwortungen, damit sich Mitarbeiter bei Fragen an jemanden wenden können. Denn Fehler sind in der Regel meist mit hohen Kosten verbunden, die man so umgehen kann.
#3 Prozesse optimieren
Selbst wenn bisherige Arbeitsabläufe zu zufriedenstellenden Ergebnissen geführt haben,
gibt es stets weiteres Verbesserungspotential auszuschöpfen. Denn dabei lassen sich langfristig gesehen Ressourcen einsparen, ineffiziente Arbeitsweisen eliminieren und somit Kosten reduzieren. Dabei muss jedoch unbedingt darauf geachtet werden, dass es auf keinen Fall zu Qualitätseinbußen kommt! Oftmals kann es sogar so weit gehen, dass Prozesse mittels digitalen Tools zur Gänze automatisiert werden, wie beispielsweise die Abwicklung der Kilometerpauschale, wodurch wiederum Ressourcen frei und anderweitig genutzt werden können. Die Softwares, die dabei größtenteils zum Einsatz kommen, werden normalerweise über Abonnements-Zahlungen abgewickelt, wobei man hierbei wieder aufpassen muss, dass Abos weder doppelt vorhanden sind, noch parallel laufen oder erst gar nicht mehr genutzt werden. Dies ist nämlich eine klassische Kostenfalle, die vielen Unternehmen eine unnötige Summe an Geld kostet.
#4 Vertragskonditionen überprüfen
In einem Betrieb findet man in der Regel viele Zusammenarbeiten mit Lieferanten und weiteren externen Partnern vor, die teilweise bereits seit Jahren bestehen. Demnach liegt es nahe, die abgeschlossenen Verträge regelmäßig zu kontrollieren und gegebenenfalls zu überarbeiten. Nur so kann sichergestellt werden, dass eine Übereinkunft auf wettbewerbsfähigen Konditionen basiert und man ein mögliches Einsparungspotential ausschöpft. Sollte der Vertragspartner für neue Verhandlungen nicht bereit sein, so ist es unter Umständen ratsam, sich alternative Angebote einzuholen.
#5 Mitarbeiterbenefits anpassen
Ein weiterer relevanter, aber zugleich kostspieliger Punkt sind Mitarbeiterbenefits. Darunter werden zusätzlich angebotene Goodies verstanden, die teilweise sogar freiwillig von Unternehmen zur Verfügung gestellt werden und den Angestellten Vorzüge verschaffen. Dies ist zum einen für ein gutes Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Verhältnis ausschlaggebend und zum anderen für die folgenden Aspekte gut:
- Gewinnung neuer Mitarbeiter
- Arbeitsmotivation
- Langfristige Bindung
Jedoch fallen natürlich für ein Unternehmen dadurch Kosten an, die ebenfalls geprüft und hinterfragt werden sollten. Manchmal lassen sich nämlich günstigere Alternativen finden oder man steigt auf sogenannte Leistungspakete um. Hierbei können sich die Angestellten eine gewisse Anzahl an Zusatzleistungen aussuchen, wodurch es in Folge zu einer Kostenreduzierung kommt. Bei solchen Umstrukturierungen ist es empfehlenswert, den Mitarbeitern ein Mitspracherecht zu geben, damit einerseits keine falschen Entscheidungen getroffen werden und sie über aktuelle Regelungen Bescheid wissen.
Fazit
Von den steigenden Preisen sind nicht nur Privatpersonen, sondern vor allem auch Unternehmen betroffen. Damit es zu keinen schwerwiegenden Konsequenzen kommt und das fortlaufende Bestehen gesichert ist, benötigt es jedoch umgehenden Handlungsbedarf. Denn mit ein paar Tipps können selbst in Zeiten wie diesen Kosten eingespart werden. Unter anderem ist es wichtig, ein entsprechendes Kostenbewusstsein in die Unternehmenskultur zu etablieren und die Mitarbeiter in das Geschehen mit einzubinden, um ein allgemeines Verständnis zu schaffen. Ebenfalls können Prozessoptimierungen und -automatisierungen zu Einsparungen von Ressourcen als auch Ausgaben führen. Des Weiteren ist es empfehlenswert, in regelmäßigen Abständen Freigaberichtlinien, Abonnements und abgeschlossene Verträge zu überprüfen, um Potential auszuschöpfen und unnötige Kosten zu vermeiden.
